Versão 1.0.0 · Em vigor a partir de 18 de agosto de 2026
Política de Privacidade
xCENCIA ® Care
1. Quem somos
A xCENCIA® Care é um serviço operado por António J. C. Fontes, contribuinte n.º 213581620, com domicílio profissional em Coimbra, Portugal (adiante "xCENCIA", "nós").
Contacto para questões de privacidade: privacidade@xcencia.com
Encarregado de Proteção de Dados: dpo@xcencia.com
Somos o responsável pelo tratamento dos dados pessoais descritos nesta política, nos termos do Regulamento (UE) 2016/679 (RGPD) e da Lei n.º 58/2019, de 8 de agosto.
2. O que a xCENCIA® Care é - e o que não é
A xCENCIA® Care é uma aplicação de organização e arquivo pessoal de informação de saúde. Permite reunir num único local documentos clínicos, valores de análises, registo de medicação e dados de dispositivos vestíveis, visualizar a sua evolução, e partilhar essa informação com profissionais de saúde que o utilizador autorize.
A xCENCIA® Care não presta cuidados de saúde, não emite diagnósticos, não interpreta resultados clínicos e não constitui um dispositivo médico. As consultas médicas e as análises clínicas são prestadas por clínicas e laboratórios terceiros, entidades independentes que atuam como responsáveis autónomos pelo tratamento dos dados que recolhem no âmbito da sua atividade.
Esta distinção é relevante para a presente política, porque determina que dados tratamos e quais ficam na esfera dessas entidades.
3. Que dados tratamos
3.1 Dados de identificação e conta
Nome completo, endereço de correio eletrónico, data de nascimento, sexo atribuído à nascença, número de telefone (opcional), número de identificação fiscal (opcional, apenas para faturação), palavra-passe em forma cifrada, e definições de autenticação de dois fatores.
3.2 Dados relativos à saúde (categoria especial - artigo 9.º do RGPD)
- Documentos que o utilizador carrega: relatórios de análises clínicas, relatórios médicos, prescrições, exames de imagem e outros documentos de saúde.
- Valores de biomarcadores extraídos desses documentos, respetivas unidades, datas de medição e intervalos de referência tal como constam nos documentos de origem.
- Registo de medicação introduzido pelo utilizador: nome do medicamento, substância ativa, dose, posologia, médico prescritor, datas de início e fim, e notas pessoais. Todos estes campos são de preenchimento livre pelo utilizador — não recorremos a bases de dados de medicamentos nem validamos a informação introduzida.
- Horários de lembrete de toma definidos manualmente pelo utilizador, e registo das tomas que o próprio assinale como efetuadas.
- Relatórios genéticos, quando carregados pelo utilizador. Não tratamos dados genéticos em bruto — nem genótipos, nem variantes, nem ficheiros de sequenciação. Apenas o ficheiro do relatório emitido por laboratório, na forma em que nos é entregue.
- Dados de dispositivos vestíveis, quando o utilizador autorize a ligação: passos, frequência cardíaca em repouso, variabilidade da frequência cardíaca, duração e fases do sono, dispêndio energético, peso, composição corporal, saturação de oxigénio e frequência respiratória.
3.3 Dados de agendamento
Consultas marcadas através da aplicação, pedidos de análises prescritos por médico, e marcações de colheita. Estes dados dizem respeito à logística do agendamento. O registo clínico da consulta pertence à clínica e não nos é acessível.
3.4 Dados de partilha e acesso
Autorizações concedidas a profissionais de saúde, respetivo âmbito, modalidade e prazo de validade, e registo completo de todos os acessos efetuados: identidade de quem acedeu, momento, recurso consultado e endereço IP.
Nas sessões de partilha presencial por código QR, tratamos ainda o momento de geração do código, o momento da sua leitura e a duração da sessão. O código em si é gerado de forma aleatória e apenas o seu resumo criptográfico é conservado — o código legível nunca é armazenado.
3.5 Dados de profissionais de saúde registados
Quando um profissional de saúde cria conta na aplicação, tratamos: nome completo, ordem profissional, número de cédula, especialidade, local de trabalho, cidade, endereço de correio eletrónico profissional, número de telefone, e o documento comprovativo de inscrição que submeta para verificação.
Estes dados são tratados com a finalidade exclusiva de verificar a habilitação profissional antes de permitir a receção de informação de saúde de utentes. Não são utilizados para fins comerciais nem partilhados com terceiros.
3.6 Dados de faturação
Plano subscrito, estado da subscrição e histórico de faturas. Não temos acesso aos dados do cartão de pagamento, que são tratados diretamente pelo prestador de serviços de pagamento.
3.7 Dados técnicos
Endereço IP, tipo de dispositivo e navegador, sistema operativo, registos de acesso à conta e registos de erro. Utilizamos estes dados para segurança, deteção de acessos indevidos e funcionamento do serviço.
Quando o utilizador autorize notificações, tratamos ainda o identificador de subscrição de notificação atribuído pelo seu navegador ou sistema operativo. Este identificador não contém informação de saúde.
4. Com que fundamento tratamos os seus dados
| Finalidade | Categoria | Fundamento de licitude |
|---|---|---|
| Criação e gestão da conta | Identificação | Execução do contrato - art. 6.º, n.º 1, al. b) |
| Arquivo e organização de documentos de saúde | Saúde | Consentimento explícito - art. 9.º, n.º 2, al. a) |
| Extração de valores de análises | Saúde | Consentimento explícito - art. 9.º, n.º 2, al. a) |
| Registo de medicação e lembretes de toma | Saúde | Consentimento explícito, separado e específico |
| Recolha de dados de dispositivos vestíveis | Saúde | Consentimento explícito, separado e específico |
| Partilha com profissionais de saúde | Saúde | Consentimento explícito, separado e específico |
| Agendamento de consultas e análises | Identificação e saúde | Execução do contrato + consentimento explícito |
| Verificação de habilitação de profissionais | Identificação profissional | Execução do contrato e interesse legítimo - art. 6.º, n.º 1, al. b) e f) |
| Faturação e obrigações fiscais | Identificação e faturação | Obrigação jurídica - art. 6.º, n.º 1, al. c) |
| Segurança e registo de acessos | Técnica | Interesse legítimo - art. 6.º, n.º 1, al. f) |
| Investigação com dados agregados e anonimizados | Saúde | Consentimento explícito, separado, opcional |
| Comunicações comerciais | Identificação | Consentimento, separado, opcional |
Sobre o consentimento. Todos os consentimentos são recolhidos de forma granular, num ato afirmativo específico para cada finalidade. Nenhuma caixa é apresentada previamente assinalada. Cada consentimento é registado com a versão exata do texto aceite, a data e hora, e o endereço IP. O histórico de versões dos textos está permanentemente disponível para consulta, de modo que o utilizador possa a qualquer momento verificar o texto exato que aceitou.
Pode retirar o consentimento a qualquer momento, na área de Definições, sem que isso afete a licitude do tratamento efetuado até esse momento. A retirada do consentimento para o tratamento de documentos de saúde implica o encerramento da conta, uma vez que constitui a finalidade essencial do serviço.
5. Onde os seus dados são tratados
Todos os dados são armazenados e tratados exclusivamente em servidores localizados na União Europeia, na região da Irlanda (eu-west-1).
Não transferimos dados de saúde para fora do Espaço Económico Europeu.
Caso, no futuro, alguma transferência para país terceiro se torne necessária, será previamente comunicada ao utilizador, fundamentada numa decisão de adequação da Comissão Europeia ou em cláusulas contratuais-tipo, e sujeita a avaliação de impacto documentada.
5.1 Leitura de documentos no seu dispositivo
A leitura automática de fotografias e de documentos digitalizados é efetuada localmente, no seu próprio dispositivo, através do navegador. A imagem não é enviada para qualquer serviço externo de reconhecimento de texto. Apenas o ficheiro que o utilizador decide arquivar, e o texto dele extraído, são transmitidos aos nossos servidores.
Documentos em formato PDF que já contenham texto são lidos nos nossos próprios servidores, na região indicada acima, sem intervenção de terceiros.
6. Quem tem acesso aos seus dados
6.1 O utilizador
Acesso integral aos seus próprios dados, a todo o momento, com possibilidade de descarregamento e exportação.
6.2 Profissionais de saúde autorizados pelo utilizador
Apenas os profissionais a quem o utilizador conceda autorização expressa, apenas ao âmbito que o utilizador definir, e apenas durante o prazo que o utilizador fixar. Toda a autorização é revogável com efeito imediato. Todos os acessos ficam registados e são visíveis ao utilizador.
Existem três modalidades de autorização:
- Profissional registado e verificado - até 90 dias, com acesso através da conta própria do profissional.
- Ligação externa - até 90 dias, para profissional sem conta na plataforma.
- Sessão presencial por código QR - destinada à consulta médica. O código é válido para leitura durante cinco minutos e a sessão que dele resulta tem duração máxima de oito horas.
Um profissional pode solicitar acesso ao histórico de um utente. Esse pedido não concede qualquer acesso por si: depende sempre de decisão expressa do utente, que define o âmbito e o prazo, e caduca automaticamente se não for respondido em sete dias.
6.3 Pessoal da xCENCIA ®
O acesso técnico é restrito ao estritamente necessário para operação e resolução de incidentes, sujeito a registo e a dever de sigilo contratual. As funções administrativas da plataforma não têm acesso de leitura a documentos, valores de análises, registo de medicação ou dados de dispositivos vestíveis — esta restrição está implementada ao nível da base de dados e não depende da configuração da aplicação.
A verificação de habilitação de profissionais de saúde é efetuada por pessoal com acesso exclusivo aos dados profissionais submetidos, sem qualquer acesso a dados de saúde de utentes.
6.4 Subcontratantes
Recorremos aos seguintes subcontratantes, todos vinculados por contrato nos termos do artigo 28.º do RGPD:
| Subcontratante | Finalidade | Localização | Dados tratados |
|---|---|---|---|
| Supabase | Alojamento, base de dados e armazenamento | UE - Irlanda | Todos |
| Stripe | Processamento de pagamentos | UE - Irlanda | Identificação e faturação. Sem dados de saúde. |
A lista atualizada de subcontratantes está disponível mediante pedido para privacidade@xcencia.com.
6.5 Clínicas e laboratórios parceiros
Quando o utilizador agenda uma consulta ou realiza análises, os dados necessários ao agendamento são comunicados à entidade em causa. Essas entidades são responsáveis autónomos pelo tratamento dos dados que recolhem no exercício da sua atividade clínica, e aplicam as suas próprias políticas de privacidade. Os registos clínicos que produzam estão sujeitos aos prazos de conservação legalmente exigidos e não são geridos pela xCENCIA ®.
6.6 Autoridades
Comunicamos dados a autoridades públicas apenas quando legalmente obrigados, e informamos o utilizador sempre que a lei o permita.
7. Por quanto tempo conservamos os dados
| Dados | Prazo |
|---|---|
| Documentos, valores de análises, medicação e dados de dispositivos | Enquanto a conta estiver ativa, ou até eliminação pelo utilizador |
| Dados de conta | Enquanto a conta estiver ativa |
| Registo de consentimentos | 5 anos após o termo da relação, para prova de cumprimento |
| Registo de acessos | 3 anos |
| Autorizações de partilha expiradas ou revogadas | Conservadas como registo histórico, sem conceder qualquer acesso |
| Documentos de verificação de profissionais | 12 meses após o encerramento da conta profissional |
| Faturação | 10 anos, por obrigação fiscal |
| Contas eliminadas | Eliminação irreversível 30 dias após o pedido |
Após a eliminação da conta, conservamos apenas, em forma dissociada da identidade do titular, os registos de consentimento e de acessos necessários para demonstrar o cumprimento das nossas obrigações legais, e os registos de faturação exigidos pela lei fiscal.
8. Como protegemos os seus dados
- Cifra em trânsito (TLS 1.3) e em repouso.
- Cifra ao nível do campo para identificadores particularmente sensíveis.
- Armazenamento de ficheiros em repositórios privados, sem qualquer acesso público.
- Acesso a ficheiros exclusivamente por hiperligação assinada com validade de 60 segundos, gerada no momento da consulta.
- Segregação de acesso ao nível da base de dados, com política de negação por defeito.
- Autenticação de dois fatores disponível a todos os utilizadores.
- Registo imutável e integral de acessos.
- Palavras-passe e códigos de partilha armazenados exclusivamente sob a forma de resumo criptográfico.
- Limitação de tentativas de introdução de códigos de partilha, para impedir acesso por tentativa sucessiva.
Em caso de violação de dados pessoais suscetível de resultar em risco para os seus direitos e liberdades, notificaremos a Comissão Nacional de Proteção de Dados no prazo de 72 horas e comunicaremos ao utilizador quando o risco for elevado, nos termos dos artigos 33.º e 34.º do RGPD.
9. Decisões automatizadas
Não tomamos decisões automatizadas que produzam efeitos jurídicos ou que o afetem significativamente de modo similar.
A aplicação utiliza processamento automatizado exclusivamente para extrair valores e datas de documentos que o utilizador carrega. Trata-se de extração de texto, sem qualquer avaliação, classificação, interpretação ou pontuação. O utilizador pode confirmar ou corrigir todos os valores extraídos.
Os lembretes de medicação são alarmes com horários definidos manualmente pelo utilizador. A aplicação não deriva esquemas de toma a partir de prescrições, não verifica doses e não avalia interações entre medicamentos.
Utilizamos sistemas de aprendizagem automática em ambiente interno de desenvolvimento e validação. Os resultados desses sistemas não são apresentados ao utilizador, a profissionais de saúde, nem a qualquer pessoa, e não influenciam de forma alguma o conteúdo que lhe é mostrado. Os registos correspondentes contêm exclusivamente metadados técnicos, sem conteúdo de documentos nem valores clínicos.
10. Os seus direitos
Assistem-lhe os seguintes direitos, exercíveis a qualquer momento:
- Acesso - obter confirmação e cópia dos dados que tratamos. Disponível de imediato na aplicação, através da exportação completa.
- Retificação - corrigir dados inexatos. Os valores extraídos de documentos podem ser corrigidos diretamente na aplicação.
- Apagamento - solicitar a eliminação dos seus dados. Disponível na aplicação, com período de 30 dias durante o qual pode reverter o pedido.
- Limitação - solicitar a suspensão do tratamento em determinadas circunstâncias.
- Portabilidade - receber os seus dados em formato estruturado e de uso corrente. Disponibilizamos exportação em JSON e no formato FHIR R4, acompanhada dos ficheiros originais.
- Oposição - opor-se a tratamentos fundados em interesse legítimo.
- Retirada do consentimento - a qualquer momento, sem afetar a licitude do tratamento anterior.
- Reclamação - apresentar reclamação à Comissão Nacional de Proteção de Dados ( www.cnpd.pt), Av. D. Carlos I, 134 – 1.º, 1200-651 Lisboa.
Para exercer qualquer destes direitos: privacidade@xcencia.com. Respondemos no prazo de 30 dias, prorrogável por 60 dias em casos de especial complexidade, com fundamentação.
11. Menores
O serviço destina-se a pessoas com idade igual ou superior a 18 anos. Não recolhemos intencionalmente dados de menores. Caso tenhamos conhecimento de que foi criada uma conta por menor sem autorização, procedemos à sua eliminação.
12. Cookies e armazenamento local
Utilizamos exclusivamente cookies estritamente necessários ao funcionamento do serviço: manutenção da sessão autenticada e segurança.
Quando a aplicação é instalada no dispositivo, é armazenado localmente o material necessário à sua execução. Não é conservada no dispositivo qualquer cópia dos seus documentos, valores de análises ou dados de saúde para consulta fora de linha.
13. Notificações
Se o utilizador autorizar notificações, estas são utilizadas exclusivamente para os lembretes que o próprio configure e para avisos relativos à sua conta e às autorizações de partilha.
As notificações nunca contêm resultados de análises, valores de biomarcadores ou qualquer informação clínica. O utilizador pode desativá-las a qualquer momento nas definições da aplicação ou do seu dispositivo.
14. Alterações
Comunicaremos alterações materiais a esta política por correio eletrónico, com 30 dias de antecedência. Quando a alteração implicar novo fundamento de licitude ou nova finalidade, solicitaremos novo consentimento.
O histórico de versões está disponível em care.xcencia.com/privacidade/versoes.